Johtaja – kuka käyttää aikaasi?

Olen tavannut useita johtajia ja esihenkilöitä, jotka näinä aikoina kertovat päiviensä kuluvan etäpalavereissa minuutti minuutilta. Heitä kuunnellessani tuntuu, kuin joku hahmoton olisi ottanut kalentereista vallan. Palaverikutsun hylkääminen näyttää olevan korkean kynnyksen takana, ja onnistuu vain päällekkäisten varausten kohdalla. Kahteen kun ei yksi ihminen voi jakautua. Palaverien täyttämät päivät tarkoittavat monen kohdalla suunnittelutöiden tekemistä illan hämärtyessä. Kenenkään aivot eivät toimi tehokkaasti ylipitkää päivää – eivät edes johtajien, vaikka toki niin moni tuntuu uskovan.

Millä perusteella johtajan sitten pitäisi aikansa priorisoida? Vastaus liittynee liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseen. Yksinkertaistettuna tämä voisi tarkoittaa ajan investoimista asioihin, jotka vaikuttavat suurimman henkilöstömäärän työn sujuvoittamiseen. Aikaperspektiivinä on viisasta painottaa lähihetkien sijasta tulevaisuutta. Siis ennakoida toiminnan mahdollisia uhkia niitä eliminoiden ja mahdollisuuksia niitä hyödyntäen.

Priorisointi tarkoittaa metsän näkemistä puilta. Teams-palaverivarausten täyttämä kalenteri näyttää tiheältä metsältä. Ymmärrän silloin avohakkuusta haaveilemisen. Joskus voisikin olla paikallaan tyhjentää tyystin kalenteri vaikkapa viikolta. Sen jälkeen on hyvä istua rauhassa miettien, mitkä asiakokonaisuudet ovat nyt tärkeitä omassa roolissa liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämä on erikoisen tärkeä vaihe. Esihenkilöitä ja johtajia pyydetään hyvin moniin palavereihin, eikä voi olettaa pyytäjän osaavan arvioida yrityksen kannalta järkevintä ajankäyttöä. Se on johtajan tehtävä.

Kun johtajat ja esihenkilöt ovat omaksuneet oman roolinsa prioriteetteineen, toimii se mallina koko henkilöstölle. Johtajien ei tulisi käyttää aikaansa arjen operaatioissa, mutta kylläkin delegoida selkeitä toimeksiantoja tiimeilleen palautettakin vastaanottaen. Näin prosessit toimivat tehokkaasti työhyvinvointia tukien. Kun kaikki pelaavat paikkaansa, henkilöstötuottavuus maksimoituu.

Esimerkkiäkö tarvitaan? Katsaus viime viikkojen uutisointiin valtakuntamme hallituksen ja viranomaisten merkillisestä vastuiden määrittelystä havainnollistanee osaltaan priorisoinnin tärkeyttä. Jos korkein johtaja käyttää suurimman osan ajastaan koronapandemian käytännön nujerrustehtäviin, kuka johtaa maata? Oikeastihan tilanne voi olla ihan muu kuin miltä näyttää. Mutta se miltä näyttää, suuntaa ajatuksiamme ja luottamustamme. Näin käy kaikissa organisaatioissa. Priorisointi on siis sisäisen toiminnan lisäksi myös yrityskuvakysymys.